Je ERP-systeem analyseren biedt je de mogelijkheid om de organisatie van je bedrijf te verbeteren. Je kunt vanuit een helicopterview kijken naar de verschillende processen. Een ERP-systeem is sowieso al een hele verbetering voor je bedrijf, maar het is goed om dit systeem grondig te analyseren, want geen systeem is perfect en er valt vast nog wel winst te behalen. In deze blog lees je waar je op kunt letten als je het ERP-systeem gaat analyseren.

Wat is ERP?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning en is een modulair systeem. Diverse modules zijn verbonden met een centrale database. Elke afdeling heeft een eigen module, maar alle gegevens komen uit de centrale database en worden hier via de verschillende modules naar toe geschreven, als er op een afdeling klantgegevens ingevuld worden.

1.      Ken de waarde van het systeem

De vraag die je jezelf kan stellen is: kan dit systeem mijn bedrijf in de huidige hoedanigheid topprestaties laten leveren? Zijn er mogelijke verbeteringen? Zijn de gegevens van mijn klanten veilig? Welke verbeterpunten vloeien voort uit deze vragen?

2.      Stel het volwassenheidsniveau vast

Veel experts stellen drie volwassenheidsstadia vast voor een ERP-systeem:

Fase 1

Dit is de start van het ERP-project.

Fase 2

Wanneer het ERP-systeem in de hele organisatie gebruikt wordt met een volledige functionaliteit spreken we van fase 2.

Fase 3

In deze fase is het normaal om het systeem te gebruiken. Door het gebruik van ERP worden verschillende bedrijfsprocessen strategisch benaderd.

Het is belangrijk om het volwassenheidsstadium van het ERP-systeem vast te kunnen stellen, omdat experts dan kunnen zien hoe het systeem functioneert in relatie tot de markt. Presteert het systeem voldoende in het specifieke stadium­? Werkt het goed samen met randapparatuur? Als het niet goed werkt kun je het aanpassen om financiële problemen te voorkomen.

3.      Beperkt offline tijd

Wanneer je geregeld een check doet kun je eventuele problemen uit het systeem halen. Op deze manier beperkt je de offline tijd. Het nadeel van een ERP-systeem is dat, wanneer het uitvalt, ook alles plat ligt. Een voordeel is wel dat je één leverancier hebt, die de problemen op kan lossen (een ERP-systeem wordt meestal door één software ontwikkelaar gemaakt).

4.      Check de juistheid van je gegevens

Iedereen in het bedrijf werkt met dezelfde gegevens, dat is de essentie van het ERP-systeem, dat is ook het voordeel van dit modulaire systeem. Wel is het goed om te checken of de master files corresponderen met de data files die door de verschillende modules van het systeem gestuurd worden. Met andere woorden: is er geen datacorruptie? Alleen met juiste data kan het systeem en je bedrijf functioneren.

5.      Vervolgstappen

Wanneer je bovenstaande stappen doorlopen hebt, beraad je je op de vervolgstappen. Deze zijn in de regel:

  • Het systeem wordt niet veranderd
  • Er wordt een upgrade gedaan van een gedeelte van het systeem of er wordt een nieuwe versie van het systeem geüpload.
  • Kijk naar en nieuw systeem

Conclusie

Het vaststellen van het volwassenheidsniveau van een ERP-systeem heeft als voordeel dat je inzichtelijk kunt krijgen hoe het systeem functioneert. Tussentijdse checks hebben het voordeel dat je snel kunt zien waar problemen zitten. Dit bespaart in veel gevallen geld en problemen blijven relatief klein en zijn daardoor snel te verhelpen. De offline tijd van het ERP-systeem blijft beperkt en dit is voordelig voor alle afdelingen van het bedrijf, want ze werken immers allemaal met dit systeem. De verschillende checks monden uit in diverse vervolgstappen.